13.2.1 Plattformen
Digital løsning for virksomhetsstyring, Plattformen, presenterer relevant styringsinformasjon for kommunen samlet, og for de underliggende enhetene / virksomhetene. I løsningen finnes informasjon om oppfølging av tekstvedtak, forvaltningsrevisjoner, ansattstatistikk, sykefravær, økonomi m.m. Formålet med systemet er å gi ledere i Stavanger kommune et helhetlig bilde av egen organisasjon.
I 2021 ble Plattformens nye grensesnitt oppdatert med nytt utseende og forenklet oppbygning for å styrke brukervennligheten. Fra desember 2021 ble løsningen utvidet med tilgang for alle ledernivå i Stavanger kommune. I løpet året ble også Plattformen utvidet med nytt innhold og nye funksjonaliteter. Herunder avvik- og forbedringsstatistikk fra «Si ifra!», resultater fra medarbeiderundersøkelsen 10-faktor, samt en oppdatert løsning for oppfølging av tekstvedtak. Det ble også utviklet en mulighet for å kommentere på egne data, ta ut ferdige rapporter for sykefravær, samt legge til rette for tjenestespesifikt innhold i samråd med tjenesteområdene og deres behov. Videreutviklingen av dette arbeidet vil fortsette i 2022.
13.2.2 Leders sjekkliste
Leders sjekkliste består av spørsmål om status for utvalgte internkontrollområder. Sjekklisten besvares av kommunalsjefer, avdelingssjefer og virksomhetsledere i kommunen i forbindelse med tertial- og årsrapporteringen. Formålet med sjekklisten er å bidra til helhetlig internkontroll ved å tilby en felles huskeliste og kontrolltiltak for ledere i avviks- og forbedringsarbeidet. Innholdet tilpasses med hensyn til aktuell risiko og relevans i tidsrommet. Svarprosent for kommunen i 3. tertial var 63 prosent, mot henholdsvis 65 og 74 prosent 1. og 2. tertial.
Internkontrollområder
Utvalgte internkontrollområder
- Internkontrollområder:
- Styring
- Medarbeidere
- Økonomi
- Informasjonssikkerhet og personvern
- HMS/arbeidsmiljø
- Innkjøp
- Arkiv
- Beredskap
På grunn av kapasitetsutfordringer i forbindelse med koronapandemien, har virksomhetene i særlig grad vært oppfordret til å prioritere spørsmålene om HMS og arbeidsmiljø. Innsendte svar i perioden ga et bilde av at ledere generelt har god internkontroll og et bevisst forhold til de utvalgte internkontrollområdene. Det var flest nei-besvarelser på spørsmål om behandling av personopplysninger skal protokollføres, om det er etablert arenaer for systematisk øving på situasjoner knyttet til vold og trusler og gjennomføring av lovpålagt HMS-opplæring for ledere. Kommentarene til disse besvarelsene pekte blant annet på utfordringer knyttet til koronasituasjonen og nye ledere som ventet på å få tatt nødvendige kurs og lignende. I 2022 vil det jobbes særlig med tilpasninger som i større grad bidrar til å måle utviklingen over tid og slik gi ledere bedre styringsinformasjon.
13.2.3. Risikostyring
Som en del av kommunens internkontroll ble det i 2021 igangsatt en gjennomgang av hvordan risikostyring forstås og hvordan dette jobbes med i administrasjonen. Gjennomgangen hadde særlig oppmerksomhet på organisering, aktiviteter og metodikk. Målet har vært å legge til rette for aktiv bruk av risikovurderinger i arbeidshverdagen for ledere, og gi kommuneledelsen oversikt over det helhetlige risikobildet i Stavanger kommune.
13.2.4 Personvern
Kommunen behandler store mengder personopplysninger i sitt daglige arbeid. Det gjør det nødvendig med gode rutiner for personvern. I 2021 ble det iverksatt flere tiltak for å styrke dette arbeidet i organisasjonen. En ressursgruppe bestående av personvernombudet og rådgivere fra tjenesteområdene med personvern i sin portefølje, ble opprettet for å utveksle erfaringer og sikre samhandling på tvers i organisasjonen. Gruppen skal bidra til å sikre at kommunen behandler personopplysninger i henhold til regelverket.
Det arbeides med å videreutvikle felles retningslinjer og veiledere for behandling av personopplysninger. Dette er en del av kommunens internkontrollarbeid og må ses i sammenheng med nye retningslinjer for informasjonssikkerhet. Prosessen for håndtering av enkeltpersoners henvendelser om innsyn i egne personopplysninger etter GDPR artikkel 15, er revidert og forenklet og nærmer seg ferdigstillelse. Arbeidet med veiledere og felles maler fortsetter i 2022.
I forbindelse med nasjonal sikkerhetsmåned i oktober, ble kommunens ansatte gitt tilgang til digitale kurs med hensikt å redusere risiko for dataangrep og brudd på lovverk som følge av manglende kompetanse. Det ble gjennomført opplæring i bruk av protokoll for behandling av personopplysninger i enkelte områder. Riktig protokollføring er en viktig del av kommunens internkontroll, og gir oversikt over hvilke personopplysninger som behandles. Dette er et viktig verktøy for å hjelpe innbyggerne med å utøve sine rettigheter, eksempelvis ved krav om innsyn i egne personopplysninger (GDPR Artikkel 15).
13.2.5 Helhetlig kvalitetssystem
Si Ifra! – Avvik og forbedring
«Si ifra!» har siden 2019 vært kommunens løsning for at ansatte kan melde inn avvik og komme med forbedringsforslag. Innmeldte avvik blir brukt som grunnlag for utarbeidelse av risikovurderinger i kommunen. Etter at løsningen har vært tilgjengelig i snaut to år, er det grunn til å fortsatt jobbe med å styrke kulturen for å si ifra i de enkelte virksomhetene og avdelingene ytterliggere. Det ligger også et større potensiale knyttet til å definere tiltak i saksbehandlingen i forbindelse med forebygging og skadebegrensning av uønskede hendelser.
I 2021 ble det registrert totalt 6874 hendelser, hvorav 198 var forbedringsforslag. Dette var en oppgang fra 2020 (6014 hendelser). Antall registreringer økte innenfor alle tjenesteområder i kommunen. Innenfor områdene med flest registrerte hendelser, har antallet økt med henholdsvis 22 prosent innen oppvekst og utdanning og 8 prosent innen helse og velferd. Tilbakeføringen av flere kommunale foretak til basisorganisasjonen er også en medvirkende faktor til den generelle økningen i antall registreringer fra 2020 til 2021. Tabellene nedenfor viser registrerte avvik- og forbedringsforslag fordelt på hendelsestyper og tjenesteområdene i Stavanger kommune.
| Hendelsestype | 2021 | 2020 |
|---|---|---|
| Vold og trusler | 3 369 | 3 258 |
| Person – ulykke, uhell og nestenulykker | 1 186 | 862 |
| Arbeidsmiljø / HMS | 815 | 692 |
| Andre avvik | 462 | 348 |
| Tjenestekvalitet | 441 | 296 |
| Materiell – skade, tap og svinn | 226 | 200 |
| Forbedringsforslag | 198 | 203 |
| Informasjonssikkerhet / personvern | 148 | 117 |
| Klima og miljø | 29 | 38 |
| Totalt | 6 874 | 6 014 |
| Område | 2021 | 2020 |
|---|---|---|
| Oppvekst og utdanning | 2 726 | 2 232 |
| Helse og velferd | 3 816 | 3 536 |
| By- og samfunnsplanlegging | 10 | 4 |
| Bymiljø og utbygging | 135 | 118 |
| Innbygger og samfunnskontakt | 68 | 37 |
| Innovasjon og støttetjenester | 97 | 68 |
| Økonomi og organisasjon | 22 | 19 |
| Totalt | 6 874 | 6 014 |
I 2021 hadde 11 prosent av registreringene høy alvorlighetsgrad. Dette er en liten nedgang fra i 2020 (12,3 prosent). Av totalt 755 registreringer med høy alvorlighetsgrad i Stavanger kommune, stod oppvekst og utdanning for 349 registreringer og helse og velferd for 373 registreringer. Flertallet av disse omhandlet vold og trusler. Figur 13.1 viser registreringer fordelt på alvorlighetsgrad i 2021.
Avviksbehandling og tiltak
Virksomhetsledere og avdelingsledere er ansvarlige for å behandle og lukke avvik for sine enheter. Per januar 2022 var 73 prosent av sakene, registrert i løpet av 2021, lukket. Dette var en nedgang sammenlignet med 2020 (77 prosent). Det har også vært en nedgang i andelen ferdigbehandlede avvik med definerte tiltak sammenlignet med i fjor. I 2021 hadde 28 prosent av de lukkede avvikene definerte tiltak, mens andelen i 2020 var på 31 prosent.
Koronarelaterte avvik
Muligheten til å knytte registrerte avvik til koronapandemien ble videreført fra i fjor. I løpet av 2021 var det registrert 61 koronarelaterte avvik. Dette var en nedgang sammenlignet med i fjor (101 avvik). Avvikene i 2021 ble i hovedsak registrert i helse og velferd (36) og oppvekst og utdanning (24). Det var stor tematisk variasjon blant registreringene, og det var totalt meldt avvik innenfor fem av de etablerte hendelsestypene i systemet. Avvik knyttet til smittefare (41 prosent) og tjenestekvalitet (27 prosent) utgjorde imidlertid de største kategoriene.
13.2.6 Dokumenter og prosesser
Økonomi og organisasjon har tatt i bruk den delen av kvalitetssystemet som behandler dokumenter og prosesser. Alle dokumenter som før lå i håndbøker, ble flyttet hit. Helse og velferd har gjort tilsvarende med dokumenter fra det forrige kvalitetssystemet QLM (som er under avvikling). Bymiljø og utvikling og by- og samfunnsplanlegging er også i gang med sine dokumenter. Dette er imidlertid ikke tatt fullt i bruk blant virksomhetsledere og avdelingsledere. Oppstart av utrullering er planlagt våren 2022.