Arbeidet med å utvikle og ta i bruk nyttige, digitale løsninger, og digitalisere arbeidsprosesser har hatt god fremdrift i 2021.

6.9.1 Effektivisering og automatisering av regnskaps- og lønnsrutiner

I 2021 ble det startet flere utviklingsprosjekter for å effektivisere arbeidsprosesser innenfor regnskap og lønn. Avdelingen leverte også vesentlige bidrag inn i prosjektet Foretak til basis (tilbakeføring av fire kommunale foretak til basisorganisasjonen).

I løpet av 2021 produserte lønnsseksjonen 220 000 lønnslipper til ansatte, oppdragstakere, oppdragsgivere med mer, og 25 000 reise- og utleggsbilag. I 2021 ble det satt søkelys på mer målrettet avviksbehandling, slik at saksbehandlere i avdeling for regnskap og lønn i større grad frigjøres til veiledning og rådføring av merkantilt personell og ledere. På sikt kan dette føre til større medarbeidertilfredshet da det blir mer varierte arbeidsoppgaver, samt større forståelse av hvilke utfordringer merkantile og ledere har i de ulike forsystemene. Dette bidrar også til mer effektiv ressursutnyttelse.

Det er også arbeidet med å redusere papirbilagsflyten, både innenfor lønn og regnskap. Elektroniske lønnsgrunnlag reduserer risikoen for at opplysninger kommer på avveie, i tillegg til at saksbehandlingen blir mer effektiv. I løpet av 2021 mottok Stavanger kommune 135 000 fakturaer og sendte ut 336 000 fakturaer med en elektronisk andel på henholdsvis 76 og 92 prosent. Det er tatt i bruk nye tekniske funksjonaliteter for å automatisere og digitalisere fakturaflyten. Arbeidet er ikke sluttført og skal intensiveres i 2022.

6.9.2 Robot prosessautomasjon (RPA)

Flere manuelle prosesser er i 2021 blitt automatisert, for eksempel periodeoppgjør for privatleger på legevakten, omfordeling av innsynsbegjæringer, mottatte klager på eiendomsskatt og ulike prosesser i arkivet. Det har særlig blitt jobbet med å effektivisere saksbehandlingen ved tildeling av statlige koronamidler til næringslivet, slik at midlene kommer raskt ut til de som trenger det.

Innsyns- og selvbetjeningsløsninger for innbyggere
Som et ledd i å forenkle og gjøre våre tjenester mer tilgjengelige for innbyggerne, har Stavanger kommune bygget opp en egen tjenesteplattform hvor innbyggerne kan logge inn på sin egen Minside-løsning, og finne informasjon om tjenester som er relevant for dem.

Løsningen er tilrettelagt slik at vi kan samle og tilrettelegge både nasjonale og lokale tjenester mot innbyggerne fortløpende. Nye tjenester for innbyggerne vil fortløpende utvikles og knyttes opp i tjenesten, for eksempel relevant informasjon om innbyggers nærområde i forbindelse med byutvikling, politiske saker eller andre aktiviteter knyttet til området.

Tjenester som er tatt inn i løsningen i dag er for eksempel informasjon om min eiendom, brev og meldinger fra kommunen, varsle om feil-tjenesten (VOF) og en tjeneste hvor innbygger kan be om betalingsutsettelse eller endre fakturahyppighet.

Den første versjonen av Minside løsningen er tilgjengelig her:

https://minside.stavanger.kommune.no/

Nytt grensesnitt – Minside

Stavanger kommune deltar også sammen med flere kommuner i arbeidet med å utvikle og tilby flere innsynsløsninger, hvor vi knytter tjenestene opp mot den nasjonale plattformen til KS Minside.

6.9.3 Informasjonssikkerhet

Digitaliseringsdirektoratet stadfester at god informasjonssikkerhet er en forutsetning for å digitalisere på en trygg og brukervennlig måte. Det er viktig at alle offentlige virksomheter arbeider godt med informasjonssikkerhet for å kunne levere effektive, brukervennlige og sikre tjenester til innbyggerne. Stavanger kommune driver et systematisk forbedringsarbeid innenfor informasjonssikkerhet for å prøve å være mest mulig forberedt, og rustet mot aktuelle trusler.

Kommunedirektøren startet i 2020 arbeidet med å revitalisere kommunens styringssystem for informasjonssikkerhet for å gjøre systemet i større grad tidsaktuelt, i en tid der endringene skjer med en høyere frekvens enn noensinne. Kommunens overordnede styringssystem for informasjonssikkerhet ble vedtatt i 2021. Styringssystemet klargjør kommunenes roller og ansvar i arbeidet med informasjonssikkerhet. I tillegg inneholder styringssystemet retningslinjer og veiledningsmateriell, som er tilgjengeliggjort på intranett og i kommunens kvalitetssystem. Kommunedirektøren viser til at arbeidet med informasjonssikkerhet er systematisert og formalisert i tråd med beste praksis og nasjonale standarder. Dette ble også nærmere beskrevet i kommunens første Melding om informasjonssikkerhet som ble forelagt kommunalutvalget 24.08.2021 i sak 67/21. Meldingen hadde som formål å gi folkevalgte en bred innføring i informasjonssikkerhet som emne.

Datasenteret i kommunen ble fornyet i 2021 og har nå et tidsriktig design og vil bidra til sikker og robust IT-drift ved bruk av ny teknologi. Kommunen opplevde ingen større hendelser relatert til nedetid i 2021. Stavanger kommune har også lagt opp til et design for det nye datasenteret som muliggjør mikrosegmentering. Det betyr at hvert enkelt system (eller gruppe av system) kan plasseres i egne sikkerhets- “bobler”/egne “sikre soner”. Dette medfører at hvis noen bryter seg inn i ett system, så vil mikrosegmentering kunne begrense skaden slik at kun det ene systemet blir kompromittert. En slik inndeling vil også gi muligheten for å bruke ulike sikkerhetsregler for ulike system. Siden stadig flere system leverer delfunksjonalitet til brukere på internett, vil dette gi oss større mulighet til å ta i bruk denne funksjonaliteten uten at dette negativt vil påvirke sikkerheten til andre system. Dette arbeidet er omfattende og vil også pågå i 2022.

6.9.4 Tilrettelegging for håndtering av pandemien – bestilling, vaksinering, testing

Gjennom pandemien har det oppstått flere behov for bestillingsløsninger. Kommunen har derfor testet, tilpasset og tatt i bruk nye selvbetjeningsløsninger som allerede er inkludert i kommunens lisenspakke. På denne måten har kommunen på svært kort tid vært i stand til å etablere bestillingsløsninger som har håndtert store mengder bestillere og dermed kunnet strukturere strømmen av kunder som har ønsket influensa- eller koronavaksinasjon.